Privacy Policy

Scouting Pioniers Oude Mijnstreek hecht veel waarde aan de bescherming van
uw persoonsgegevens. In dit privacyreglement willen we heldere en
transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom
zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scouting Pioniers Oude Mijnstreek
houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving,
waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit
brengt met zich mee dat:

• Wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel
  waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in dit privacyreglement;
• Wij verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel de
  gegevens welke minimaal nodig zijn beschreven doelstellingen te
  bereiken;
• Wij u om uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van uw
  persoonsgegevens;
• Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben
  genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
• Wij geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit
  nodig is voor uitvoering van de beschreven doelstellingen;
• Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens,
  wij u hierop willen wijzen en dat wij deze respecteren.
  Als Scouting Pioniers Oude Mijnstreek zijn wij verantwoordelijk voor de
  verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons
  privacyreglement vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te
  nemen, kan dit via de contactgegevens die in dit document vermeld zijn.
  Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Scouting Pioniers Oude
  Mijnstreek verwerkt ten behoeve van:
• Administratieve doeleinden;
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.
  Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De lidmaatschapsovereenkomst;

Scouting Nederland

Onze privacyverklaring dient als aanvulling op de privacyverklaring van
Scouting Nederland. Deze verklaring kunt u vinden door de volgende link te
volgen: https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/
juridische-ondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/
3921-privacybeleid-scouting-nederland/file.

Persoonsgegevens

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Scouting Pioniers Oude Mijnstreek
de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam;
• Adres;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer (van de ouders indien het lid jonger dan 16 jaar is);
• E-mailadres (van de ouders indien het lid jonger dan 16 jaar is);
• Geslacht;
• Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door Scouting Pioniers Oude Mijnstreek
opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de
periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de
  financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken
indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven
doeleinden.
Zo maken wij gebruik van derde partijen voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het aanvragen van gemeentelijke subsidie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we
geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen
(verwerkers) maken wij hierin uiteraard afspraken om de beveiliging van uw
persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte
gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en
toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een
onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen
wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te
geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons
hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Partijen buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn
buiten de Europese Unie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen
jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door
de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Scouting Pioniers Oude Mijnstreek bewaart persoonsgegevens niet langer dan
noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond
van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen
om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Scouting Pioniers Oude Mijnstreek van uw
  gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding
  daarvan middels een geheimhoudingsverklaring.
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze
  systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen
  herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming
  van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens
die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de
verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door
een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte
gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct
aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij
gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven
toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te
trekken.

Scouting Online (SOL)

Onze groep maakt gebruik van de administratieve mogelijkheden die Scouting
Nederland ons aanbiedt. Scouting Online (SOL) is daar een van. Alle
persoonsgegevens die op het inschrijfformulier ingevuld zijn, worden in dit
systeem gedocumenteerd door de gegevensbeheerder. De omgeving van
SOL is beveiligd met een wachtwoord. Alleen daartoe aangewezen
bestuursleden en speltak(bege)leiding kan deze gegevens inzien. U (als ouder)
kan deze gegevens ook inzien en aanpassen door in te loggen op
sol.scouting.nl. Meer over SOL vindt u in het privacyreglement van Scouting
Nederland.

Gezondheidsformulieren

Indien een lid medicatie moet gebruiken tijdens een zomerkamp of
overnachtingsweekend, dient hiervoor een gezondheidsformulier ingevuld te
worden. Deze formulieren worden na afloop van dat kamp/weekend
vernietigd. Alleen de (bege)leider die op de medicatie toeziet, mag deze
gegevens beheren. Voor elk kamp/weekend dienen deze formulieren opnieuw
ingevuld te worden.

Beeldmateriaal

Tijdens een opkomst kunnen foto- en/of video-opnames worden gemaakt van
onze leden. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden voor verschillende
doeleinden, zoals:

• onze website;
• de middenkatern van Scouting Magazine;
• communicatie tussen (bege)leiding en ouders;
• promotiemiddelen (flyers, banners, e.d.);
• verslagen in regionale of scouting-gerelateerde tijdschriften.

In teksten die gepubliceerd worden bij deze foto- en/of videobeelden, worden
de namen van minderjarige leden nooit vermeld. Indien u wenst dat beelden
van u (als lid) of uw kinderen niet gebruikt worden voor bovenstaande
doeleinden, kunt u dit kenbaar maken bij de gegevensbeheerder, middels het
inschrijfformulier. Ook op een later moment kunt u het inschrijfformulier
gebruiken om uw beslissing duidelijk te maken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan
vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen
met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht
een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de
toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacyreglement nog vragen of opmerkingen
heeft, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Contactgegevens secretariaat

Scouting Pioniers Oude Mijnstreek
t.a.v. Jordy Schoeré
Doverau 15
6467 HH Kerkrade
secretariaat@scoutingpioniers.nl

Privacyreglement – Scouting Pioniers Oude Mijnstreek – augustus 2019